Le domande da fare a un’agenzia prima di firmare

Quando arriva il momento di scegliere chi rifà il sito, quasi tutte le conversazioni finiscono sullo stesso terreno: quanto costa e in quanto tempo. Sono due domande legittime, ma sono anche le due che dicono meno su come andrà a finire.

Le domande che seguono contano di più, perché riguardano quello che succede quando qualcosa non va come previsto. E qualcosa non va come previsto praticamente sempre.

Le scriviamo dal lato di chi le riceve. Sono le domande che vorremmo sentirci fare, perché quando un cliente le porta in call il progetto parte già meglio: sa cosa sta comprando, e noi sappiamo cosa deve consegnare.

Prima di cominciare

1. Cosa non è incluso?

È la domanda più utile dell’elenco, ed è quasi sempre l’ultima che viene in mente.

Una proposta seria dichiara quattro cose separate: cosa è incluso, cosa non lo è, cosa è opzionale e cosa serve da te. Se il documento che hai in mano elenca solo la prima, il perimetro non è stato definito: è stato lasciato indefinito, e ogni cosa fuori perimetro diventerà una discussione a lavoro iniziato, nel momento peggiore per averla.

Risposta che vuoi sentire: un elenco esplicito di esclusioni, anche scomode. Testi non compresi, fotografie a carico tuo, traduzioni escluse, migrazione delle email fuori scope.

Campanello d’allarme: “facciamo tutto quello che serve”. Non esiste un progetto in cui tutto quello che serve sta dentro un preventivo.

2. Cosa serve da me, e per quando?

I progetti web si fermano più spesso per materiale mancante che per problemi tecnici. Testi che non arrivano, foto da recuperare, una persona che deve approvare e non risponde.

Chiedi quali sono le dipendenze dal tuo lato e in che momento servono. Se la risposta è vaga, il rischio è che il ritardo diventi tuo anche quando l’organizzazione non era compito tuo.

Risposta che vuoi sentire: un elenco di cosa serve, con il momento in cui serve e cosa succede se non arriva.

3. Chi decide quando è finito?

Sembra una domanda filosofica, invece è la più concreta di tutte. Serve sapere in anticipo quali verifiche vengono fatte prima della consegna, e chi firma il “va bene”.

Risposta che vuoi sentire: esiste una lista di controlli, la conosci prima, e c’è un momento formale di consegna con una nota scritta di cosa è stato fatto e cosa è stato verificato.

Campanello d’allarme: “quando sei contento tu”. Suona gentile e generoso, ma senza un criterio condiviso è la premessa per una revisione infinita che finirà male per entrambi.

Mentre si lavora

4. Chi lavora davvero al progetto?

Domanda scomoda, e va fatta lo stesso. Chi hai davanti in call è la stessa persona che scriverà il codice, o è un commerciale che passerà il lavoro a qualcun altro? Ci sono collaboratori esterni? Su quali parti?

Non c’è una risposta giusta in assoluto: uno studio piccolo con collaboratori selezionati funziona benissimo, e anche una struttura grande può funzionare. Quello che conta è saperlo prima, e sapere chi resta il tuo interlocutore quando c’è un problema.

Campanello d’allarme: la domanda mette a disagio.

5. Ogni quanto ci sentiamo, e come?

Il silenzio lungo è il primo sintomo di un progetto che sta andando male. Concordare prima un ritmo, anche minimo, evita tre settimane di vuoto seguite da una consegna che non somiglia a quello che avevi in testa.

Risposta che vuoi sentire: un punto fisso, un canale unico, e momenti di revisione previsti prima della fine.

6. Cosa succede se cambio idea a metà?

Cambierai idea, è normale. La domanda vera è cosa comporta.

Risposta che vuoi sentire: una distinzione chiara fra un aggiustamento dentro il perimetro e una richiesta nuova che diventa un’estensione, con un modo esplicito di gestirla. Se la risposta è “nessun problema, si fa tutto”, quel costo esiste comunque, e comparirà in un altro momento o sotto forma di qualcosa che viene tagliato senza dirtelo.

Alla consegna

7. Di chi sono gli account?

Questa è la domanda che separa un fornitore da un proprietario, e vale più di tutte le altre messe insieme.

Dominio, hosting, sito, profili pubblicitari, analytics: devono essere intestati a te, con l’agenzia che ha un accesso da collaboratore. Non il contrario. Se il dominio è registrato a nome dell’agenzia, o l’account pubblicitario è dentro il loro, cambiare fornitore un domani diventa una trattativa invece di una decisione.

Risposta che vuoi sentire: gli account sono tuoi dall’inizio, e gli accessi ti vengono consegnati in modo ordinato, non sparsi in una chat.

Campanello d’allarme: qualunque versione di “ci pensiamo noi, non ti preoccupare”.

8. Cosa ricevo esattamente il giorno della consegna?

Un sito online non è una consegna completa. Serve sapere cosa ti resta in mano.

Risposta che vuoi sentire: un elenco degli accessi, un backup, una nota scritta di cosa è stato realizzato e verificato, e una guida breve per fare da solo le modifiche ordinarie. Mezz’ora di formazione registrata vale più di venti pagine di manuale.

9. Cosa succede se si rompe qualcosa la settimana dopo?

Va distinto un difetto su quello che è stato consegnato da una richiesta nuova. La prima è responsabilità di chi ha fatto il lavoro, la seconda è un lavoro ulteriore.

Risposta che vuoi sentire: un periodo dichiarato in cui i difetti si correggono senza discutere, e regole chiare su cosa invece è una modifica evolutiva. E, subito dopo, chi si occupa degli aggiornamenti e dei backup nel tempo: se la risposta è “nessuno”, quel sito fra un anno è un problema di sicurezza, non solo un sito vecchio.

10. Quali costi restano a mio carico?

Hosting, dominio, piano della piattaforma, applicazioni a pagamento, licenze dei temi, eventuali strumenti di terze parti. Sono costi ricorrenti che non stanno nel preventivo del progetto e che vanno messi in conto da subito.

Risposta che vuoi sentire: un elenco separato, con ordini di grandezza e cadenza.

E il prezzo?

Il prezzo si guarda alla fine, e si confronta solo fra proposte che hanno lo stesso perimetro. Due preventivi molto diversi quasi sempre non stanno rispondendo alla stessa domanda: uno include contenuti, revisioni e assistenza, l’altro no.

Quando le proposte hanno perimetri diversi, non stai scegliendo il prezzo migliore. Stai scegliendo, senza accorgertene, quanto lavoro farai tu.

Una cosa che aiuta più di qualsiasi confronto: chiedere di partire da un lavoro breve e pagato di analisi, prima del progetto grosso. Costa poco, produce un documento che resta tuo anche se poi scegli qualcun altro, e ti fa vedere come ragiona chi hai davanti prima di impegnare un budget intero.

Cosa portarsi a casa

• La domanda più utile è “cosa non è incluso”. Se non c’è una risposta, non c’è un perimetro.
• Gli account devono essere tuoi, sempre. È l’unica cosa su cui non conviene essere flessibili.
• Un progetto si ferma più spesso per materiale mancante che per problemi tecnici: chiedi cosa serve da te e quando.
• Fatti dire chi lavora davvero al progetto e chi resta il tuo interlocutore quando c’è un problema.
• Distinguere difetto e richiesta nuova, prima di firmare, evita la discussione peggiore.
• Confronta i preventivi solo a parità di perimetro. Altrimenti stai confrontando due cose diverse.

Domande frequenti

Se stai valutando un progetto e vuoi arrivare alla scelta con le idee chiare, il nostro punto di partenza è quasi sempre un lavoro breve di analisi prima del progetto vero: lo chiamiamo discovery workshop, e serve esattamente a rispondere insieme alle domande di questo articolo. Come lavoriamo sui progetti lo trovi nella pagina siti web, e i lavori fatti stanno in progetti.

Se vuoi che ne parliamo, scrivici.